Wyjazdy (krajowe i zagraniczne), opłaty konferencyjne, przyjazdy gości

Uwaga: Wyjazdy służbowe powinny być planowane tak, aby czas delegacji odpowiadał rzeczywistym potrzebom związanym z wykonaniem powierzonych zadań. Docelowo podróż można planować na dzień przed rozpoczęciem wydarzenia (dla podróży krajowych oraz europejskich), lub na dwa dni, jeśli wydarzenie odbywa się na innym kontynencie np. w Azji czy Ameryce.

Wyjeżdżający, najpóźniej na 7 dni roboczych (albo 14 dni roboczych, w przypadku wnioskowania o zaliczkę) przed terminem wyjazdu lub terminem wniesienia opłaty konferencyjnej składa u swojego opiekuna projektu w SOB:

W przypadku pracownika Wydziału lub Doktoranta

1. wypełniony KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY (odpowiedni dla wyjazdów krajowych bądź zagranicznych ) podpisany przez dysponenta środków (w przypadku wyjazdu kierownika projektu, w miejscu dysponenta podpisuje się Dziekan)
2. w przypadku wyjazdu zagranicznego wymagany jest także UNIWERSYTECKI WNIOSEK WYJAZDOWY
3. ZLECENIE ZAKUPU BILETU lotniczego lub kolejowego (bądź tanimi liniami), wypełnione bez numeru rezerwacji i ostatecznej ceny
4. zaproszenie (w przypadku wyjazdu w ramach współpracy naukowej), lub wydruki ze strony konferencji, warsztatów itp.
5. rezerwację hotelu, najlepiej z widniejącą ceną za usługę noclegową. W przypadku pobierania ryczałtu bądź limitu przewidzianego dla danego kraju, rezerwacja nie jest wymagana

Zaliczka na poczet wyjazdów zagranicznych przekazywana jest przelewem nie wcześniej niż 7 dni przed terminem wyjazdu.

W przypadku Studenta Wydziału

1. wypełniony STUDENCKI KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY odpowiedni dla wyjazdów krajowych lub zagranicznych podpisany przez dysponenta środków
2. w przypadku wyjazdu zagranicznego wymagany jest także UNIWERSYTECKI WNIOSEK WYJAZDOWY

oraz wszystkie pozostałe dokumenty z punktów od 1. c do 1. e

W przypadku osoby niebędącej pracownikiem UW (nie dotyczy Doktorantów i Studentów)

1. należy zawrzeć z zainteresowanym umowę cywilnoprawną zawierającą zakres czynności w danym projekcie badawczym (nawet przy braku finansowania przez UW) oraz umowę finansowania wyjazdów krajowych/zagranicznych dla osób niebędących pracownikami, a także przedłożyć dokumenty wskazane w punkcie od 1. c do 1. e
2. Koszt podróży służbowej wykonawcy w projekcie, zatrudnionym w innej jednostce, może być także rozliczony przez jego jednostkę macierzystą, a WMIM dokona refundacji poniesionych wydatków na podstawie noty obciążeniowej wraz z wymaganą dokumentacją, zgodnie z postanowieniami umowy

Zgłoszenie pobytu Gościa UW (zwrot kosztów przejazdu, diety, zakwaterowanie, inne wydatki)

Zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 32 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 5 marca 2025 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 130 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu, wprowadzono system internetowej rejestracji gości zagranicznych (IRGZ), dostępny pod adresem visitors.uw.edu.pl.

Rejestracja i potwierdzenie pobytu gościa zagranicznego w systemie IRGZ następują przed przyjazdem gościa na Uniwersytet i jest obowiązkowa.

Po zgłoszeniu do SOB chęci zaproszenia gościa (np. w celu współpracy naukowej lub wygłoszenia wykładu), dysponent środków otrzymuje instrukcję rejestracji gościa w systemie. Instrukcję tę należy następnie przekazać zaproszonemu. Goście kwaterowani są w hotelach UW (Hera, Sokrates, Cyklotron), w hotelach gościnnych IMPAN, lub w innych hotelach komercyjnych, z którymi UW ma podpisaną umowę.

Gości z innych jednostek krajowych należy zgłaszać za pomocą formularza „ZGŁOSZENIE PRZYJAZDU GOŚCIA”. Rozliczenie kosztów może odbywać się na dwa sposoby:

• na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez jednostkę macierzystą gościa
• poprzez pokrycie kosztów podróży i zakwaterowania przez UW na podstawie otrzymanych faktur

Diety: przysługujące diety wypłacane są gościowi zagranicznemu w dowolnym oddziale banku Millennium – po okazaniu dokumentu tożsamości, którego dane muszą być zgodne z danymi przekazanymi w formularzu „Zgłoszenie przyjazdu gościa” bądź podczas rejestracji na stronie visitors. Wysokość diet określona jest w ZARZĄDZENIU NR 130 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 12 grudnia 2018 r. Jeżeli wnioskuje się o wypłatę diety w kwocie wyższej niż wskazana w rozporządzeniu, należy uzyskać pisemną zgodę Kierownika Jednostki.

Przedpłaty za udział w konferencji

Samodzielne wniesienie opłaty

(Po uzyskaniu zgody Dziekana) – Pracownik, Doktorant lub Student może sam opłacić swój udział w konferencji. Kwota może zostać zwrócona:

• w zaliczce na poczet wyjazdu zagranicznego,
• przy rozliczeniu kosztów podróży.

Do rozliczenia wymagana jest faktura oraz potwierdzenie dokonania płatności (np. wygenerowane z banku). Na UW, przy rozliczaniu faktur w walutach obcych, stosuje się kurs średni Narodowego Banku Polskiego (NBP) z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Wszystkie koszty związane z opłatami transakcyjnymi bądź przewalutowaniem nie podlegają zwrotowi.

UWAGA! Uniwersytet nie realizuje przedpłat za zakwaterowanie.