Organizacja konferencji

Zgłoszenie inicjatywy

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań należy uzyskać zgodę władz jednostki.

Określenie tematyki oraz skali wydarzenia
Wyznaczenie koordynatora wydarzenia / komitetu organizacyjnego, w tym osoby z Sekcji Obsługi Badań (SOB)

Budżet i finansowanie

Identyfikacja potencjalnych wydatków i poinformowanie o tym osoby z SOB, z którą należy przygotować preliminarz zawierający szacunkowe koszty (utworzenie strony www konferencji, przygotowanie projektu logo, wynajęcie sal, sprzętu, cateringu, materiałów promocyjnych, zakwaterowanie i podróże gości).
Określenie źródeł finansowania (środki własne, granty, wpłaty uczestników) oraz ich wysokości.

Rezerwacja sal i infrastruktury

Zgłoszenie zapotrzebowania na sale konferencyjne UW – im wcześniej dokonamy rozeznania, tym większa szansa na zarezerwowanie dogodnej sali. Wszystkie dostępne lokalizacje z opisem powierzchni oraz aktualnym cennikiem znajdują się pod linkiem: https://ben.uw.edu.pl/wykaz-przestrzeni-z-puli-ogolnouniwersyteckiej/ .
Rezerwacji dokonujemy, wypełniając uprzednio „FORMULARZ REZERWACJI I ZGŁOSZENIA IMPREZ” dostępny na stronie https://ben.uw.edu.pl w zakładce „dokumenty do pobrania” i wysyłając go do osoby wskazanej przez Biuro Ewidencji Nieruchomości.
Rezerwacja miejsca na kolację konferencyjną

Promocja wydarzenia

Przygotowanie strony internetowej konferencji i plakatów

Rejestracja uczestników i wpłaty

Organizatorzy ustalają harmonogram rejestracji uczestników
Organizatorzy określają preferowaną formę wnoszenia opłat konferencyjnych (np. przelew na wskazany numer konta, system PayU)

Obsługa gości i prelegentów

Wysyłka zaproszeń i potwierdzeń udziału
Zgłoszenie przyjazdu gości spoza jednostki w odpowiednich formularzach (jeśli wymagane)
Organizacja podróży i zakwaterowania (zgodnie z zasadami UW), jeśli wymagane

Realizacja konferencji

Koordynacja sesji i paneli
Koordynacja kolacji konferencyjnej
Zapewnienie obsługi technicznej i organizacyjnej

Rozliczenie i sprawozdawczość

Podpisanie protokołów odbioru
Rozliczenie kosztów (noty obciążeniowe, faktury)
Przygotowanie sprawozdania merytorycznego i finansowego

Należy pamiętać, że wszystkie działania, na które Uniwersytet nie posiada umowy ogólnouniwersyteckiej, bądź które nie spełniają wymogów organizatorów konferencji, wymagają przeprowadzenia postępowania przetargowego.

Procedury niezbędne do jego wszczęcia – takie jak wniosek w sprawie zamówienia publicznego czy opis przedmiotu zamówienia – powinny zostać zaplanowane i przygotowane z co najmniej półrocznym wyprzedzeniem przed wydarzeniem.

UWAGA!

W ramach umowy ogólnouniwersyteckiej nr POUZ – 362/33/2024/DZP na: „sukcesywne dostawy artykułów spożywczych na potrzeby Uniwersytetu Warszawskiego” istnieje możliwość zamówienia drobnych artykułów przydatnych np. podczas przerwy kawowej.

Zamówienia dokonuje SOB na podstawie uprzednio wypełnionego formularza, do którego dołączona jest także lista artykułów. Umowa obowiązuje przez okres 24 miesięcy, tj. od dnia 15 czerwca 2024 r., lub do wyczerpania kwoty umowy.

Obsługę zapewnia Wydziałowa Sekcja Gospodarcza, pod warunkiem wcześniejszego poinformowania i uzgodnienia szczegółów.

Aktualnie obowiązują także dwie umowy na usługi dostarczania i podawania posiłków (catering):