PROCEDURY OBIEGU DOKUMENTÓW W SEKCJI OBSŁUGI BADAŃ (SOB)
(24 kwietnia 2012 r.

Dotyczy obsługi grantów badawczych NCN, projektów NCBiR oraz FNP, oraz projektów międzynarodowych w ramach 7 PR.

(SF = Sekcja Finansowa, LK = Laboratorium Komp., BIB = Biblioteka, SG = Sekcja Gospodarcza)

Uwaga: warunkiem koniecznym wszelkich zakupów oraz wypłat z grantów i projektów jest ich zgodność z planem finansowym grantu (projektu).

I. ZAKUPY SPRZĘTU, OPROGRAMOWANIA I ŚRODKÓW NIETRWAŁYCH

Wszelkie faktury powinny być wystawione na
Uniwersytet Warszawski,
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28,
00-927 Warszawa,
NIP 525-001-12-66

A. Zakup aparatury w ramach przetargu

1. Dysponent środków składa zamówienie poprzez stronę
   http://zamowienia.mimuw.edu.pl/

   Strona otwarta jest 3 razy w roku w terminach

   • 1 - 31 grudnia (planowany termin wydania sprzętu: 15 marca),
   • 1 - 30 kwietnia (planowany termin wydania sprzętu: 15 lipca),
   • 15 sierpnia - 15 września (planowany termin wydania sprzętu: 30 listopada)
2. Po rozstrzygnięciu przetargu i dostarczeniu na Wydział MIM sprzętu oraz faktur(y), kierownik LK w porozumieniu z SG (p. Aneta Czarkowska, sekretariat 3 piętro) przygotowuje odpowiednie dokumenty (protokół odbioru, OT).
3. SG (p. Aneta Czarkowska, sekretariat 3 piętro) wpisuje dane o nowym sprzęcie do bazy środków trwałych, w tym o osobie materialnie odpowiedzialnej, która następnie odbiera zakupiony sprzęt z LK.
4. Kopia protokołu odbioru jest przekazywana do SOB i dołączana do dokumentacji grantu.

Uwaga. Koszty pojawiają się w grancie dopiero po przesłaniu do Kwestury pełnej dokumentacji zawierającej OT. (Bardzo ważne pod koniec grantu i pod koniec roku kalendarzowego.) Dlatego należy unikać zakupów w ostatnim możliwym przetargu.

B. Zakup aparatury poza przetargiem.

1. W szczególnych sytuacjach (np. awaria sprzętu), kierownik grantu może wystąpić poprzez SOB do prodziekana ds. finansowych z pisemną prośbą o zgodę na zakup poza przetargiem. Prośba musi zawierać uzasadnienie.
2. W przypadku uzyskania zgody, kierownik grantu przeprowadza sondaż rynkowy, a następnie, na podstawie uzyskanych co najmniej trzech ofert wypełnia druk zamówienia oraz wniosek o zaliczkę na zakup sprzętu i składa go wraz z ofertami w SOB. Druki przekazywane są do SF i tam sygnowane przez pełnomocnika kwestora, a następnie tą samą drogą wracają do kierownika, który odbiera zaliczkę w kasie WMIM.
3. Druk zamówienia powinien zawierać: nazwę dostawcy i odbiorcy, przedmiot zamówienia z dokładnym określeniem parametrów, ilości sztuk, ceny jednostkowe, formę płatności, termin dostawy oraz warunki gwarancji.
4. Zakupu dokonuje osoba wskazana przez kierownika grantu, albo LK na jego prośbę. Sprzedawca wystawia fakturę na podstawie druku zamówienia.
5. Jeśli zakupu dokonano bez udziału LK, kupujący przekazuje opisaną fakturę do SOB wraz z drukiem rozliczenia zaliczki. SOB sprawdza termin płatności, opis faktury, przygotowuje protokół odbioru i formularz OT, zbiera podpisy dysponentów środków. Następnie komplet dokumentów jest zwracany kupującemu, który na ich podstawie rozlicza się w kasie z zaliczki.
6. SG (p. Aneta Czarkowska) wpisuje dane o nowej aparaturze do bazy środków trwałych, w tym o osobie materialnie odpowiedzialnej, która następnie odbiera sprzęt z LK (jeśli LK realizowało zakup).

C. Zakupy drobnego oprogramowania, akcesoriów komputerowych, książek, materiałów nietrwałych

Uwaga. Materiały nietrwałe można kupować jedynie w firmie obsługującej UW wyłonionej w drodze przetargu (w roku 2012 materiały biurowe w firmie: "ZEBRA Trading", papier w firmie Papier Hurt Sp. Jawna PH). Nie ma ograniczeń odnośnie dostawców taniego oprogramowania i drobnych akcesoriów komputerowych.

1. Dysponent środków lub wyznaczona przez niego osoba, za zgodą prodziekana ds. finansowych, dokonuje zakupu z własnych środków i dostarcza do SOB opisaną i podpisaną fakturę (albo inny równoważny dowód zakupu, gdy ten był realizowany za granicą). Opis dotyczy przeznaczenia i źródła finansowania zakupu.
2. SOB sprawdza prawidłowość dokumentu i opisu i przekazuje fakturę do SF.
3. Jeśli kupujący nie chce płacić z własnych środków, może zlecić zakup LK (oprogramowanie, akcesoria) albo SG (materiały nietrwałe). W tym przypadku, kierownik grantu zgłasza zamówienie (pisemnie lub e-mailowo) do kierownika właściwej sekcji.
4. Zakup książek, o cenie przekraczającej 300zł oraz gdy zakupujący tańsze ksiązki nie chce płacić z własnych środków, należy zlecić BIB (ze względu na długość trwania procedur proszę nie odkładać zakupów książek przez BIB na później niż 3 miesiące przed końcem grantu)
5. Zakupu przez internet książek tańszych niż 300zł należy dokonywać w pierwszej kolejności w firmach z siedzibą w Polsce, a jeżeli to niemożliwe, w tych z siedzibą na terenie Unii Europejskiej. Ze względu na przepisy celne zakupy poza Unią obciążone są opłatami celnymi, które nie są kosztem kwalifikowanym grantów i których koszt zakupujący będzie musiał pokryć z własnych środków.

II. WYJAZDY (krajowe i zagraniczne)

Uwaga. Wyjazdy służbowe powinny być planowane tak, aby czas pobytu w delegacji ograniczał się do niezbędnego minimum wystarczającego do właściwego wykonania powierzonych zadań. Pobyt dłuższy niż niezbędny wymaga zgody dziekana i wzięcia urlopu.

1. Wyjeżdżający, najpóźniej na 5 dni roboczych (albo 14 dni jeżeli wnioskuje o zaliczkę w kasie UW) przed terminem wyjazdu lub terminem wniesienia opłaty konferencyjnej (w zależności od tego co wcześniej), składa w SOB:
   • wypełniony KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY (odpowiedni dla wyjazdów krajowych i zagranicznych) podpisany przez dysponenta środków,
   • w przypadku wyjazdu zagranicznego (uniwersytecki) wniosek wyjazdowy oraz
   • zlecenie wykupu biletu lotniczego lub kolejowego (bądź tanimi liniami) wypełnione bez numeru rezerwacji i ostatecznej ceny.

   Rezerwacja i ZAKUPY BILETÓW mogą być dokonywane wyłącznie w biurze obsługującym UW wyłonionym w drodze przetargu

   Od 25.02.2011 r. do 25.02.2014 r. jest to PTH Supertour sp. z o.o.

   Umowa z Supertour (§§ 3 i 5) stanowi, między innymi:

   • Kupującemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez PTH Supertour z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet.
   • W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Sprzedawcę w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, Kupujący ma prawo kupić bilet w innym biurze lub u przewoźnika. Kupujący ma prawo do zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu i/lub wizy.

   Zgodnie z umową, PTH Supertour zobowiązuje się oferować bilety lotnicze przewoźników niskokosztowych bez pobierania od Zamawiającego dodatkowej opłaty za pośrednictwo w ich zakupie i wystawieniu.

   (Należy porównywać ceny tego samego lotu w wybranym biurze i w Supertour, albo upewnić się, że Supertour nie ma go w swojej ofercie.)

   ZAŁĄCZNIKI: do dokumentacji wyjeżdżający dołącza stosowne załączniki potwierdzające informacje zawarte we wniosku:

   • zaproszenie (w przypadku wyjazdu w ramach współpracy naukowej),
   • wydruki ze strony konferencji, warsztatów itp.,
   • formularz rejestracyjny (wystawiony na Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa), gdy rejestracja nie jest związana bezpośrednio z opłatą, oraz ewentualnie,
   • rezerwację hotelu (itp. odpowiednio do sytuacji).
2. PRZELEW DEWIZOWY. W przypadku konieczności przelewu dewizowego (np. opłaty konferencyjnej), SOB przygotowuje dla kwestury UW pismo zlecające wykonanie przelewu dołączając dostarczony przez wyjeżdżającego opisany formularz rejestracyjny podpisany przez dysponenta środków i/lub inne stosowne dokumenty pozwalające uzasadnić termin i kwotę przelewu.
3. PŁATNOŚĆ KARTĄ. Gdy nie ma możliwości wniesienia opłaty przelewem, albo rejestracja związana jest z jednoczesnym opłaceniem udziału w konferencji za pomocą karty kredytowej, informację o tym wyjeżdżający umieszcza w kwestionariuszu wyjazdowym, a po złożeniu kompletu dokumentów w SOB kontaktuje się e-mailowo z prodziekanem ds. finansowych w celu dokonania rejestracji i płatności wydziałową kartą kredytową.
4. WYKORZYSTANIE SAMOCHODU PRYWATNEGO jako środka lokomocji możliwe jest jedynie za pisemną zgodą dziekana ds. finansowych. Odpowiednia prośba z uzasadnieniem i umowa (dotycząca użycia pojazdu w podróży służbowej) dołączane są do dokumentacji wyjazdu składanej w SOB.
5. Dokumentacja jest przedkładana do akceptacji (podpisu) prodziekanowi ds. badań naukowych i współpracy międzynarodowej (lub innemu prodziekanowi wskazanemu przez dziekana).
6. SOB przekazuje komplet dokumentów do SF zachowując kopię w dokumentacji grantu (projektu).
7. Oryginał zlecenia wykupu biletu wraz z kopiami kwestionariusza i wniosku podpisanymi przez pełnomocnika kwestora i prodziekana ds. finansowych przekazywany jest z powrotem do SOB, o czym SOB informuje wyjeżdżającego.
8. SOB na podstawie dokonanej przez wyjeżdżającego i przesłanej e-mailem rezerwacji wykupuje bilet wysyłając faksem, lub skan e-mailem, podpisany oryginał zakupu biletu do biura obsługującego UW.
9. ZALICZKA NA POCZET WYJAZDU ZAGRANICZNEGO jest przekazywana przelewem bądź do odbioru w kasie głównej UW (ul. Karowa 20) nie wcześniej niż 7 dni przed terminem wyjazdu.
10. W przypadku finansowania wyjazdów osób nie będących pracownikami UW, należy dodatkowo zawrzeć z zainteresowanym umowę finansowania wyjazdów krajowych/zagranicznych (stronami umowy są wyjeżdżający i UW). Zalecane jest, aby wyjeżdżający rozliczał wyjazd w swojej jednostce macierzystej, a WMIM następnie refundował jednostce poniesione koszty na podstawie noty obciążeniowej popartej odpowiednią dokumentacją, zgodnie z umową.
11. Jeśli konieczne jest bardzo wczesne dokonanie opłaty konferencyjnej, albo wykupienie biletu (np. ze względów ekonomicznych), gdy jednocześnie nie wszystkie parametry wyjazdu są znane, możliwe jest składanie dokumentów wyjazdowych w dwóch etapach: najpierw kwestionariusza wstępnego, popartego odpowiednimi informacjami nt. konferencji, a następnie, w odpowiednim czasie, kwestionariusza właściwego i (uniwersyteckiego) wniosku wyjazdowego.

III. ROZLICZENIA WYJAZDÓW (nie później niż 14 dni po powrocie)

Wszelkie faktury winny być wystawione na Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa, NIP 525-001-12-66 (Wydział MIM nie ma osobowości prawnej)

A. Zagranicznych

1. Przedpłaty przelewem lub opłaty dokonywane wydziałową kartą kredytową należy rozliczać w SOB na podstawie faktury lub potwierdzenia od organizatorów pobrania opłaty, niezwłocznie po powrocie.
2. Zaliczki na wyjazdy (gdy związane ze zwrotem/wypłatą środków) rozliczane są w kwesturze UW na ul. Karowej 20, w sekcji rozliczeń wyjazdów zagranicznych (p. 406).

B. Krajowych

W SOB poprzez złożenie wypełnionego druku delegacji krajowej (pracownicy) lub rozliczenia kosztów podróży (doktoranci, studenci, osoby spoza UW). Rozliczenie przedpłaty (przelewu) i kosztów hotelu następuje na podstawie faktur, podróży na podstawie oryginałów biletów, a użycie samochodu prywatnego na podstawie wypełnionego formularza rachunku kosztów podróży oraz ewidencji przebiegu pojazdu.

Druk wraz z niezbędnymi do rozliczenia załącznikami jest przekazywany do SF.

IV. PRZYJAZDY GOŚCI

1. Dysponent środków składa w SOB zgłoszenie przyjazdu gościa podając odpowiednie dane: imię i nazwisko, kraj, czas pobytu, miejsce zakwaterowania i wysokość diety pobytowej.
2. Goście są kwaterowani w hotelach UW: "Hera", "Sokrates", "Cyklotron", w pokojach gościnnych Polskiej Akademii Nauk ( IPPT, IBiB, IBB, IM) lub w uzasadnionych przypadkach w hotelach z którymi UW ma podpisaną umowę. W innym przypadku, albo gdy sugerowana jest dla gościa dieta wyższa niż standardowa (obecnie do 100 zł/dzień), zapraszający składa w SOB stosowne podanie do dziekana ds. finansowych.
3. W razie potrzeby, SOB dokonuje również rezerwacji hotelu.
4. Możliwy jest zakup przez SOB biletu lotniczego dla gościa w biurze obsługującym UW, po uprzednim dostarczeniu przez zapraszającego pisemnej zgody prodziekana ds. finansowych.
5. Decyzja dziekana w sprawie kwaterunku i/lub wysokości diety staje się załącznikiem do zgłoszenia przyjazdu.
6. Komplet dokumentów jest przekazywany do SF, a kopia przechowywana w dokumentacji grantu.

Uwaga. Prosimy o zgłoszenie do SF, na ok. 10 min przed wizytą w kasie WMIM, faktu przybycia gościa. Wypłaty nie są wprowadzane do systemu wcześniej, ze względu na techniczne kłopoty z ich usunięciem, jeśli gość do nas nie dotrze.

V ORGANIZACJA KONFERENCJI

1. Organizator konferencji składa w SOB wypełniony preliminarz kosztów konferencji. Preliminarz podpisuje organizator oraz wszyscy dysponenci zaangażowanych środków.
2. Po weryfikacji i uzyskaniu akceptacji (podpisu) prodziekana ds. finansowych, SF zwraca kopię preliminarza do SOB.
3. Późniejsze rozliczenie wydatków związanych z konferencją odbywa się z pomocą SOB, na podstawie faktur.

VI HONORARIA I UMOWY PŁACONE Z GRANTÓW

1. Wszelkie umowy (np. o przeniesienie praw autorskich, o dzieło, zlecenia) i towarzyszące im rachunki, związane z realizacją grantów, składane są w SOB. Na prośbę kierownika grantu, umowa i rachunek mogą być przygotowane przez SOB.
2. Wykonanie umowy potwierdzane jest przez kierownika grantu przez złożenie podpisu w odpowiednim miejscu na rachunku, chyba, że rachunek wystawia sam kierownik. W ostatnim przypadku kierownik dołącza do umowy wykonaną pracę (zwykle w postaci artykułu naukowego), w celu weryfikacji wykonania umowy (podpis na druku) przez prodziekana ds. badań naukowych i współpracy międzynarodowej (lub innego prodziekana wskazanego przez dziekana).
3. SOB przekazuje komplet dokumentów do SF.
4. Wszystkie umowy płatne z grantów mogą być składane do realizacji nie później niż na miesiąc przed datą zakończenia grantu

VII WYSTĄPIENIA O GRANTY BADAWCZE

Wystąpienia o granty badawcze składane są w SOB, która służy doradztwem, sprawdza wstępnie kompletność i poprawność wniosków oraz przesyła je do SF, do akceptacji Dziekana i pełnomocnika kwestora

VIII RAPORTY ROCZNE I KOŃCOWE Z GRANTÓW

1. Dwa razy do roku (w terminach do 10 sierpnia za pierwsze 6 miesięcy roku i do 15 grudnia za cały rok) SF przygotowuje, a SOB rozsyła do kierowników grantów tabele poniesionych wydatków z prośbą o sprawdzenie:
   • czy wszystkie zapisy dotyczą danego grantu,
   • czy wszystkie wydatki mieszczą się w planach na dany rok,
   • czy wszystkie koszty zostały uwzględnione (w szczególności dotyczy to wyjazdów zagranicznych).
   Wykryte niezgodności należy natychmiast zgłaszać do SOB lub SF.

   SOB przypomina kierownikom grantów o terminach składania sprawozdań rocznych i końcowych. Za złożenie raportu odpowiedzialny jest kierownik grantu (projektu).

2. Kierownik grantu poprzez SOB występuje do SF z pisemną prośbą o uzgodnienie z kwesturą UW kosztów związanych z realizacją grantu w danym okresie rozliczeniowym.
3. SF przekazuje do SOB wydruki z systemu księgowego wydatków w grancie w okresie rozliczeniowym do akceptacji kierownika grantu, które po podpisaniu przez kierownika grantu (z ewentualnymi uwagami o braku jakichś wydatków lub wydatkach .obcych.) SOB przekazuje z powrotem do SF.
4. Po uzgodnieniu kosztów z kwesturą, SF przekazuje pisemnie (najwcześniej 15 lutego każdego roku) odpowiednią informację do SOB.
5. Na prośbę kierownika grantu, SOB sporządza raport roczny/końcowy w części niemerytorycznej, na podstawie otrzymanych z SF informacji finansowych. Po dołączeniu dostarczonej przez kierownika części merytorycznej raport jest przesyłany do SF.

W SYTUACJACH SZCZEGÓLNYCH, NIE OBJĘTYCH POWYŻSZYMI PROCEDURAMI, DECYZJĘ PODEJMUJE DZIEKAN LUB WŁAŚCIWY PRODZIEKAN.